Algemeen gezegd: elke genealoog dient erover te waken dat namen en gegevens van levende personen alleen met hun toestemming worden gepubliceerd.
In verband met overleden personen is het aangeraden om te onderzoeken of het wenselijk en/of wettelijk is om gegevens vrij te geven.
Algemene verordening gegevensbescherming
Persoonsgegevens zijn door een Europese verordening en door de Belgische wetten beschermd.
Soms bestaan er ook nog wettelijke belemmeringen om gegevens van overleden personen openbaar te maken. Bijvoorbeeld inzake gerechtsdossiers. Raadpleeg het hoofdstuk ‘Archiefwet’.
Wetgeving en adviezen
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit
Adviezen over de raadplegingen voor en publicaties van genealogisch onderzoek.
Akten uit de registers van de burgerlijke stand
De termijnen van openbaarheid van deze akten na de datum van de gebeurtenis zijn voor
-de geboorteakten 100 jaar,
-de huwelijksakten 75 jaar
-de overlijdensakten van voor 31 maart 2019 ook 75 jaar.
Wetgeving
17 MAART 2021. – Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën
Dit K.B. is voor de akten van de burgerlijke stand vervangen door bepalingen van onderstaand koninklijk besluit.
11 NOVEMBER 2024. – Koninklijk besluit tot vaststelling van een limitatieve lijst van gerechtvaardigde belangen bedoeld in artikel 29, § 1/2, eerste lid, 3° en 4°, van het oud Burgerlijk Wetboek alsook de wijze waarop deze gerechtvaardigde belangen kunnen worden bewezen
Uit het verslag aan de koning:
Zoals voorheen zijn bepaalde akten van de burgerlijke stand openbaar, en dus voor iedereen beschikbaar (artikel 29, § 1, oud BW). De openbare akten werden gewijzigd. Het gaat nu om:
1° afschriften en uittreksels van akten van overlijden opgemaakt na 31 maart 2019;
2° uittreksels en afschriften van akten van overlijden opgemaakt voor 31 maart 2019 van meer dan vijfenzeventig jaar oud;
3° afschriften en uittreksels van akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud;
4° afschriften en uittreksels van anderen akten van meer dan honderd jaar oud.
Zie de korte samenvatting door het Rijksarchief in België voor niet-openbare akten.
Afschriften uit de bevolkingsregisters
De bevolkingsregisters zijn raadpleegbaar indien dit gebeurt voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.
1. Bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten:
deze registers kunnen vrij worden geraadpleegd.
2. Bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden zijn afgesloten:
deze registers zijn niet raadpleegbaar.
Wel kunnen er uittreksels uit de registers of getuigschriften (bewijs van afstamming of van woonst) door de afstammelingen worden aangevraagd .
Wetgeving
5 JANUARI 2014. – Koninklijk Besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (B.S., 17 januari 2014). In werking getreden op 27 januari 2014.
Meer uitleg nodig? Zie het Rijksarchief in België.
Parochiale en andere private archieven
De parochiale registers opgemaakt in de periode voor het einde van de 18de eeuw zijn vrij raadpleegbaar. Deze registers zijn gedeponeerd bij het Rijksarchief in België of soms te raadplegen in de stedelijke of gemeentelijke archieven.
Private archieven zijn alleen raadpleegbaar na toestemming van de eigenaars, bewaargevers of beheerders. Zij bepalen de toegangen en procedures. De parochiale registers opgesteld vanaf het begin van de 19de eeuw vallen onder private archieven.
Notariële documenten
Ouder dan 100 jaar, vrij raadpleegbaar.
Jonger dan 100 jaar, vrij raadpleegbaar voor notarissen. Andere belanghebbenden bezitten een schriftelijke verklaring van de notaris. Details: zie Notaris, Rijksarchief.
Wat kan een genealoog verwachten bij gedeponeerde notariële documenten?
Uittreksel uit Richtlijnen en aanbevelingen voor de bewaargeving, inzage en reproductie van notariële minuten en repertoria bij het Rijksarchief in België
1.2.1 VERPLICHTE BEWAARGEVING
De minuten en repertoria van de notariële akten, die meer dan 75 jaar oud zijn, moeten in bewaring worden gegeven bij het Rijksarchief.
Tijdelijke uitzonderingen:
a) Akten waarvoor een officiële vrijstelling werd verleend door de algemeen rijksarchivaris op gemotiveerde aanvraag van de notaris, zoals voorzien in art. 62 van de wet op het
notarisambt.
b) Testamenten, huwelijkscontracten, contractuele erfstellingen en akten van uiterste
wilsbeschikking, ontvangen door dezelfde notaris, moeten worden in bewaring gegeven,
ten laatste wanneer de jongste van deze akten die voor een bepaalde notaris zijn verleden,
100 jaar oud is (akkoordprotocol van 20 november 2003 tussen de Nationale Kamer van
Notarissen van België en het Rijksarchief; zie bijlage 4.7).
c) Minuten en repertoria worden bij voorkeur overgedragen per volledige ambtsperiode van een notaris. Voor notarissen met een uitzonderlijk lange ambtsloopbaan kan in onderling overleg met de diensten van het Rijksarchief een kortere periode, bijvoorbeeld van tien jaar, worden overeengekomen.
(Bron: Rijksarchief in België, Notaris)
Archiefwet
Wetgeving in verband met archieven in Europa, België, Gemeenschappen en Gewesten.